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Come organizzare la tua intera vita con Trello

Trello è un fantastico strumento di gestione dei progetti che semplifica la collaborazione e, oserei dire, anche divertente. Ma questo strumento di lista visiva può fare molto di più, sia che tu stia organizzando progetti di lavoro, faccende familiari, piani di viaggio o qualsiasi altra cosa. Ecco alcuni modi per utilizzare Trello per gestire tutta la tua vita.

Come funziona Trello (e perché è fantastico)

Una bacheca di Trello è fondamentalmente una pagina web contenente elenchi disposti orizzontalmente sulla pagina in modo da poter avere una visione a volo d'uccello del tuo progetto. Gli elementi all'interno degli elenchi, chiamati carte, possono essere trascinati e rilasciati su altri elenchi o riordinati all'interno degli elenchi.

Le singole carte possono contenere liste di controllo, immagini, allegati, date di scadenza, etichette colorate e note di discussione di altri che condividono la scheda. Puoi avere tutte le schede che desideri, una per "House Stuff", ad esempio una per "World Domination" e così via.

Probabilmente puoi vedere come questo è utile. Le carte Trello sono come note adesive che disponi su una bacheca di sughero, ovvero note adesive digitali che sono ricercabili, condivisibili e fornite di promemoria. Puoi anche creare biglietti via e-mail.

Trello funziona per me perché tendo a pensare in modo molto visivo, e le immagini e le etichette colorate si registrano nel mio cervello meglio del semplice testo. Mentre sono un grande fan di Evernote per la gestione di tonnellate di informazioni, in passato mi sono ritrovato a tornare alle singole liste scarabocchiate su carta e persino a schede sparse ovunque per ottenere quella panoramica di alto livello dei miei giorni. Trello è stato un grande aggiornamento; è una di quelle poche app che bilancia in realtà un'interfaccia utente semplice ed elegante e funzionalità potenti e flessibili.

Ma abbastanza elogi. Lascia che ti mostri come io e altri utenti di Trello stiamo facendo cose con alcune schede di esempio.

Usa Trello per gestire progetti e attività

Forse il modo più ovvio e popolare di usare Trello è come project manager e task manager, sia per cose da fare che per progetti di gruppo.

Implementa GTD in Trello

Il sistema di produttività Getting Things Done (GTD) si adatta perfettamente a questa piattaforma. Potresti avere schede separate per ciascuno dei tuoi elenchi principali (ad esempio, una scheda NextActions con elenchi per ogni contesto, come @calls, e una scheda Someday / Maybe con elenchi per ogni categoria) o, come sto usando (screenshot sopra), una grande scheda di attività con gli elenchi appropriati.

Ad esempio, la mia scheda include:

  • Quadro generale / Progetti: mi piace tenere sotto controllo i progetti su cui sto manipolando, quindi creo una scheda per ognuno in questo elenco, oltre a scegliere un colore per ciascun progetto (quindi quando vedo un'attività correlata in uno dei le altre liste, so che fa parte di un progetto più grande). Aggiungo anche una scheda che descrive ogni etichetta colorata, perché a volte non ricordo se blu significa personale o verde significa lavoro o quant'altro.
  • Posta in arrivo: esegui un dump del cervello e crea carte per ogni attività, quindi trascinale negli altri elenchi per stabilire le priorità e organizzarle. È inoltre possibile aggiungere date di scadenza, una descrizione dettagliata e allegare file.
  • NextActions: Fondamentalmente, le prossime cose da fare
  • In attesa: attività delegate o attività in attesa
  • Un giorno / Forse: compiti che voglio fare ... un giorno
  • Fine: una volta completate le attività, trascina le carte qui in modo da poter vedere i tuoi progressi. O semplicemente archivia la carta per toglierla del tutto dal tuo tabellone (saranno comunque ricercabili a Trello)

Anche qualsiasi altro sistema di elenchi ed etichette può funzionare, ad esempio l'utilizzo di un elenco per "Questa settimana" e di un altro elenco per "Il prossimo mese" o di attività di etichettatura da parte dei "grandi massi", come li chiamavano Stephen Covey (cose come famiglia, apprendimento, salute e così via).

Pianifica le tue settimane con elenchi giornalieri

Puoi anche usare Trello come agenda settimanale, con elenchi per ogni giorno della settimana. Ad esempio, oltre alla mia bacheca delle attività, ho una bacheca di post settimanali in cui posso pianificare su quali articoli e post devo lavorare per ogni giorno della settimana successiva. Le etichette colorate si riferiscono a ciascun cliente e ad ogni tipo di attività di scrittura (ad esempio, l'obiettivo principale di scrittura del giorno, ricerca o modifica).

Puoi creare un calendario editoriale ancora più avanzato con Trello o utilizzare il pianificatore settimanale per esigenze non di scrittura: per mappare i pasti, le faccende, le routine di esercizi, i compiti a casa della settimana prossima e tutto ciò che potresti elencare di giorno.

Se abiliti il ​​potenziamento del calendario (nel menu della barra laterale> Power-Ups), puoi persino vedere tutte le tue carte a cui sono associate date di scadenza in una vista del calendario mensile o settimanale e utilizzare l'URL iCalendar (in Power-Ups > Calendario> Impostazioni) per sincronizzare le tue carte con il tuo calendario esterno.

Crea attività ricorrenti e registra attività completate

Se hai attività ripetitive e non vuoi continuare ad aggiungere le stesse carte più e più volte, collega Trello al servizio di automazione webapp Zapier e usa questa ricetta per pianificare le carte per ogni giorno, settimana e mese.

Oppure puoi collegare Trello, Zapier e RescueTime per tracciare automaticamente il tuo tempo e registrare tutte le attività completate, poiché le istruzioni dettagliate di RescueTime ti mostreranno come fare. Bene, vero?

Integra il metodo Kanban per gestire i progetti di gruppo

Kanban è un sistema che organizza il flusso di lavoro visivamente, spesso con le carte organizzate in colonne (come "To Do", "Doing" e "Done") su una tavola. Come puoi vedere, Trello trae ispirazione dalla scheda Kanban ed è perfetto per questo modo di gestire i progetti. In particolare, i team di software agili sembrano essersi rivolti a Trello per dare priorità alle attività e gestire tutte le fasi di un progetto, nonché per registrare le note sulle riunioni e condividere le risorse.

Anche se non usi gli "sprint" nei tuoi progetti, puoi copiare questa bacheca Agile di esempio sul tuo account Trello e modificare gli elenchi (che includono elenchi di domande successive, domande, margini di miglioramento e cose fantastiche) come desideri per i tuoi progetti di lavoro.

(A proposito, la versione gratuita di Trello ti consente di cambiare il colore di sfondo, ma per ottenere un supporto di sfondo fotografico fantasioso come vedi nello screenshot sopra, avresti bisogno di Trello Gold, che costa $ 5 al mese o $ 45 all'anno.)

Usa Trello per l'organizzazione personale e familiare

Oltre alle cose da fare, puoi creare tutti i tipi di elenchi nello strumento, con le carte di qualsiasi tipo di testo. Ecco alcuni esempi.

Tieni aggiornato un piccolo team o una famiglia

Puoi anche usare Trello come una squadra o una bacheca di stato / messaggio familiare, come dimostra questo modello. Con gli elenchi per ogni persona, ogni scheda può essere un semplice messaggio degli altri membri, un promemoria del programma, un compito o un compito assegnato o una proposta. (Puoi attivare un potenziamento del voto per abilitare il conteggio dei voti dei membri del team.)

Al contrario, invece di un elenco per ogni persona, potresti avere un elenco per ogni area che il team deve affrontare: ad esempio, liste della spesa, ordini del giorno di riunioni, idee di progetto e così via. Dalla barra laterale, puoi trascinare le icone dei membri su qualsiasi carta per assegnarle una persona.

Pianifica un'intera vacanza

Alcuni viaggi richiedono molto lavoro da pianificare, con troppi dettagli da destreggiarsi e cose da tenere traccia. Siamo grandi fan dell'utilizzo di TripIt per organizzare automaticamente i nostri itinerari di viaggio via e-mail, ma in fase di pianificazione, uno strumento come Trello è molto utile. Puoi avere elenchi per tutte le tue prenotazioni, luoghi che vuoi mangiare, luoghi da vedere, liste di imballaggio e altro ancora. Condividi il tabellone con qualcuno con cui viaggi e possono anche aggiungere le loro carte.

Quando il tuo viaggio è pieno, allevia lo stress per vedere una visione quotidiana di ciò che hai pianificato per assicurarti di avere coperto tutte le tue basi (opzioni per la ristorazione, trasporti, ecc.), E con queste elenchi per modificare facilmente l'itinerario semplicemente trascinando le carte in un altro giorno o spostandole in alto o in basso nell'elenco.

Organizza un progetto di miglioramento domestico

Questo esempio di Trello organizza un progetto di rimodellamento con il modello Da fare, Fare, Fatto, ma è possibile aggiungere elenchi più specifici, come Stime degli appaltatori, Elenchi di prodotti, Budget, Bricolage e così via.

Organizza un matrimonio dall'inizio alla fine

Pianificare il grande giorno è un altro grande progetto, ma Trello può organizzare visivamente i tuoi piani di matrimonio. Tabitha Neal ha un'ottima guida sull'uso di Trello per pianificare un matrimonio, mentre Trello ha un modello "Centro di comando per matrimoni" che suddivide le attività in elenchi per 12+ mesi, 10-12 mesi, 8 mesi e così via prima del giorno del matrimonio.

Pianifica un romanzo o una sceneggiatura

L'uso di schede per tracciare una trama per un romanzo o una sceneggiatura è una tecnica di scrittura classica. Trello può sostituire quelle schede fisiche. Il modello qui sopra proviene dal tleisher utente di Reddit e puoi adattarlo a qualsiasi lavoro di finzione.

Prendi i modelli Trello

Puoi usare Trello per praticamente qualsiasi cosa per cui faresti delle liste, specialmente per progetti complessi. Vuoi ancora più idee? Dai un'occhiata a questa bacheca di modelli (ogni carta è un modello che puoi copiare sul tuo account), alcune schede ispiratrici o questi modelli di Trello (pianificazione di eventi, freelance e consulenza, pubblicazione, reclutamento e sviluppo di software). Inoltre, ecco come utilizzare Trello come un professionista.