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Come far funzionare Google Drive come una suite desktop

Google Drive e le relative app - Documenti, Fogli e Presentazioni - sono ideali per le persone che cercano una semplice suite Office. È gratuito, semplifica la collaborazione e praticamente chiunque può usarla. Ma se sei abituato a qualcosa di più tradizionale, come Microsoft Office, potresti essere riluttante a usarlo. Ecco come far funzionare Google Drive in modo più simile alle suite desktop a cui sei abituato.

Perché Google Drive?

Non fraintendiamo, le suite per ufficio complete sono perfette per le persone che lavorano negli uffici e hanno bisogno di moltissime funzionalità specifiche. Non è nemmeno necessario pagare per quelle funzionalità, in quanto una suite come LibreOffice può fare molte delle stesse cose di Microsoft Office. Il fatto è che la maggior parte di noi non ha bisogno delle migliaia di funzionalità offerte da Microsoft Office.

Più funzionalità esistono, più un programma diventa confuso e, sebbene un software come Word sia eccezionale, è anche lento e difficile da usare se vuoi solo sederti e fare qualcosa. Ancora più importante, Google Drive in realtà rende alcune attività più semplici di una suite desktop per ufficio. La collaborazione con gruppi numerosi è notevolmente più semplice con Google Drive. La condivisione di documenti non richiede un software speciale solo per l'apertura e puoi accedere a tutti i tuoi documenti da qualsiasi luogo e praticamente su qualsiasi dispositivo con una connessione a Internet. Ciò che manca nelle funzioni di potenza compensa l'usabilità.

Detto ciò, a Google Drive mancano sicuramente molte funzionalità di cui le persone hanno bisogno da una suite per ufficio. Con qualche leggera modifica, puoi fare in modo che Google Drive faccia praticamente tutto ciò che un utente comune potrebbe desiderare.

Scopri le nozioni di base su ciò che Google Drive può (e non può) fare

Google Drive comprende molti servizi diversi, ma le tre app che deve competere con le suite per ufficio sono Documenti (elaborazione testi), Fogli (fogli di calcolo) e Presentazioni (presentazioni). Diamo un'occhiata alle funzionalità più importanti della suite di Google e al modo in cui è correlata alla maggior parte delle suite per ufficio desktop:

  • Google Drive può aprire e modificare documenti di Microsoft Office
  • Google Drive salva le versioni di un documento per 30 giorni in modo da poter tornare indietro e guardare le modifiche precedenti. Ciò significa anche se è possibile ripristinare una versione precedente se si sovrascrive qualcosa di importante.
  • Google Documenti supporta un'enorme quantità di modelli, proprio come Office, per cose come curriculum, pianificatori del budget, programmi di studio e altro ancora.
  • Google Documenti offre strumenti di collaborazione e opzioni di notazione, ma avrai bisogno di un componente aggiuntivo per avvicinarti alla funzione "Traccia modifiche" di Word.
  • Come Office, Google Drive supporta componenti aggiuntivi per funzionalità aggiuntive
  • Lo strumento di ricerca di Google Documenti semplifica la memorizzazione di note e altri documenti di ricerca.
  • Tutti i file di Google Drive si salvano automaticamente sul tuo account Google Drive in modo che tu possa accedervi da qualsiasi computer, telefono o tablet, in qualsiasi momento.
  • Fogli Google supporta la formattazione di base, la modifica delle formule, i modelli, le funzioni del foglio di calcolo e le visualizzazioni dei filtri.
  • Google Slides non ha tante funzioni di animazione eleganti come Powerpoint, ma la sua semplicità lo rende così chiunque può creare una buona presentazione in pochi minuti.

Google Drive ha molte altre funzionalità, ma quelle sopra spiegano la maggior parte delle funzionalità che si incrociano tra una suite desktop e Google Drive. Ora, diamo un'occhiata all'estensione di questa funzionalità per rendere Google Drive utilizzabile da piccole aziende, scrittori, studenti e chiunque voglia abbandonare la propria suite desktop.

Porta Google Drive offline

A prima vista, sembra che Google Drive sia solo online. Dopo tutto, è un'app Web, giusto? Ma puoi utilizzare tutte le app di Google Drive offline, proprio come una suite desktop per ufficio se le hai configurate in anticipo. Tutto ciò di cui hai bisogno è Google Chrome. Ecco come configurarlo:

  1. Vai su drive.google.com in Chrome.
  2. Fai clic su "Altro" e seleziona "Offline"
  3. Fai clic sul pulsante "Scarica l'app" per accedere al Chrome Web Store e scaricare l'app Google Drive
  4. Una volta installato, fai clic sull'icona di Drive e quindi sul pulsante "Abilita offline"

Per ottenere il massimo da questa funzione, è necessario abilitare la modalità offline su tutti i computer su cui si lavora. Ora, i file su cui stai lavorando verranno sincronizzati con Google Drive e potrai lavorarci indipendentemente dal fatto che tu abbia una connessione Internet o meno. Se desideri un accesso alle cartelle in stile più tradizionale e versioni locali dei tuoi file, l'app Google Drive rende un po 'più semplice l'accesso ai tuoi file dal desktop.

Utilizza i componenti aggiuntivi in ​​Google Documenti

Non è un segreto che Google Documenti non abbia il set di funzionalità di qualcosa come Microsoft Word. E per la maggior parte va bene. Ma per le poche funzionalità che desideri, i componenti aggiuntivi introdotti di recente a Google Documenti e Fogli consentono di aggiungere funzionalità più avanzate, senza il gonfiore o il costo aggiunto. Ecco alcuni esempi di alcuni dei componenti aggiuntivi più utili attualmente disponibili:

  • Sommario: come suggerisce il nome, questo componente aggiuntivo fornisce un Sommario di base. Come il sommario di Word, viene creato in modo dinamico durante la digitazione e l'aggiunta di nuove sezioni. Non è così robusto come quello in Word e probabilmente non funzionerà per la tua tesi di dottorato, ma fornisce un modo semplice per accedere a varie parti di un documento.
  • EasyBib: le bibliografie sono sempre una seccatura da scrivere, ma le suite per ufficio lo hanno reso un po 'più semplice fornendo un modo semplice per aggiungere fonti senza preoccuparsi della formattazione. EasyBib fa lo stesso per Google Documenti.
  • Traccia modifiche: la funzione di killer reale di Word in collaborazione è la funzionalità Traccia modifiche. Questo componente aggiuntivo porta questa funzionalità in Google Documenti.
  • Intestazione e piè di pagina semplici: Google Documenti non ha un modo semplice per gestire le intestazioni e i piè di pagina sulla pagina come Word. Questo componente aggiuntivo lo rende leggermente meno doloroso permettendoti di inserire la formattazione da un altro documento.
  • Controllo di coerenza: il controllo di coerenza di Word è utile per documenti di grandi dimensioni in cui è necessario assicurarsi di non modificare inavvertitamente la coerenza di formattazione. Questo componente aggiuntivo lo rende possibile in Documenti.
  • DocumentMerge: l'unione di documenti di Word è una delle sue funzionalità più potenti di cui la maggior parte raramente necessita, ma questo componente aggiuntivo lo rende possibile con Google Documenti.
  • Thesaurus: se non sei un fan dell'apertura di una scheda completamente nuova per cercare sinonimi, questo componente aggiuntivo porta un Thesaurus direttamente in Documenti.

Utilizza i componenti aggiuntivi in ​​Fogli Google

Come Google Documenti, Fogli Google ha molti componenti aggiuntivi che introducono nuove funzionalità. La maggior parte di questi non può portarti in una centrale elettrica come Excel. Stil, combinato con una conoscenza di base delle formule, ti avvicineranno abbastanza se usi fogli di calcolo solo per attività specifiche:

  • Stili: gli stili aggiungono la capacità di stile di Excel per quando vuoi rendere quei fogli di calcolo più eccitanti di una serie di scatole in bianco e nero.
  • Unisci valori: sembra noioso, ma a Fogli mancava questa funzione di foglio di calcolo piuttosto comune, quindi è bello che questo componente aggiuntivo lo renda possibile.
  • Ricerca e sostituzione avanzate: Fogli ha una semplice funzione di ricerca e sostituzione, ma questo componente aggiuntivo lo rende più in linea con quello di Excel.
  • Più caratteri: come suggerisce il nome, questo ti dà accesso a una libreria di caratteri molto più grande in Fogli Google.
  • Galleria di modelli: per quelli di noi che non sono maghi di fogli di calcolo, i modelli possono rendere la nostra vita molto più semplice. Mentre Sheets ha il suo set di modelli, questo componente aggiuntivo ne aggiunge molto di più.

Fogli ha ancora molta strada da fare prima ancora di avvicinarsi alla sostituzione del programma di fogli di calcolo desktop per le aziende. Detto questo, se stai solo registrando le spese, gestendo le mailing list o monitorando qualsiasi altra cosa nella tua vita, Sheets fa bene il suo lavoro.

Aggiungi funzionalità personalizzate con script

I componenti aggiuntivi e il set di funzionalità di base di Google Drive sono fantastici, ma se vuoi davvero scavare più a fondo devi provare gli script di Google Apps. Questi script lo rendono così puoi aggiungere praticamente qualsiasi funzione che potresti immaginare a Google Documenti e Fogli. Sono simili, in un certo senso, alle macro di Office. Questi includono funzioni semplici come l'aggiunta di macro, azioni molto più complicate come la conversione di un documento Google in Markdown.

Puoi sfogliare gli script creati da altre persone e aggiungerli in Fogli in modo da non dover imparare a programmare da solo. Molti di questi script passano ai componenti aggiuntivi, ma sono ancora piuttosto utili in quanto sono:

  • Rimuovi righe duplicate: perché questa funzione di base manca in Fogli è oltre noi, ma questo script lo aggiunge.
  • Aggiungi promemoria a un foglio di calcolo: i fogli di calcolo sono facili da dimenticare, questo script consente di aggiungere piccoli promemoria.
  • Unisci fogli di calcolo in Google Documenti o PDF: hai fatto con un foglio di calcolo? Questo script lo unisce in un documento o PDF.
  • Pianifica i messaggi di posta elettronica: questo script consente di scrivere un'email in Gmail e utilizzare un foglio di Google per attivare l'ora di invio.
  • Converti tra unità: la funzione di conversione di Excels è eccezionale, questo script rende la maggior parte possibile all'interno di Fogli.

Se usi un programma desktop come Excel per una funzione specifica che Fogli o Documenti non sono in grado di gestire, qualcuno probabilmente ha creato uno script che aggiungerà quella funzionalità. Ovviamente non sarà sempre il caso, ma vale la pena cercare se hai solo un paio di funzioni specifiche che ti legano al tuo software desktop.

Acquisisci familiarità con le Presentazioni Google

Presentazioni Google è il software di presentazione utilizzato in Google Drive. A differenza di Documenti e Fogli, non puoi davvero estendere molto il potere di Presentazioni (ancora). Detto questo, ha ancora un ricco set di funzionalità che la maggior parte di noi fa ancora una buona presentazione poiché la maggior parte delle funzionalità di Powerpoint fanno comunque più male che bene.

Il vero trucco di Google Slides è semplicemente familiarizzare con il suo funzionamento e abituarsi ai temi. Una volta terminata una presentazione, puoi esportarla in diversi formati, incluso Powerpoint, in modo da poter eseguire quella presentazione su qualsiasi computer in cui ti imbatti (puoi anche pubblicarla online per semplificarti la vita). Hai un sacco di opzioni per alternative Powerpoint gratuite ed economiche, ma Google Slides fa il lavoro abbastanza bene per la maggior parte di noi.

È probabile che se dai una lunga occhiata alle funzionalità di cui hai bisogno da una Suite di Office, scoprirai che la maggior parte di noi può lavorare all'interno dei vincoli di Google Drive. È decisamente più un approccio frammentario. Stai aggiungendo piccole funzionalità invece di ottenere un intero pacchetto, ma ciò significa che è più veloce e più facile da usare.